Проводим анализ данных в Excel 2010

анализ данных в Excel 2010

Для чего чаще всего используется Excel? Для создания таблиц и хранения большого количества самых разных данных. Которые затем необходимо систематизировать и, чаще всего, анализировать для разных целей. Например, чтобы спрогнозировать повышение или понижение курса доллара или чего-то еще. Это позволит принять обоснованное решение. И чтобы автоматизировать данный процесс великолепно подойдет именно этот продукт Microsoft Office.

Всего есть два варианта анализа с использованием этого приложения.

Статистический анализ

Мы рассмотрим его первым, поскольку с его помощью можно проводить разные расчеты. Для этого был разработан «Диспетчер сценариев». Чтобы не запутаться – сценарий является набором самых разных значений, сохраненных в программе и способных самостоятельно подставляться в ячейки. Пользователь может использовать готовые сценарии или создавать собственные, а также переключаться между ними.

Чтобы провести анализ данных в Excel 2010 необходимо активировать «Диспетчер сценариев». Это идет по схеме: вкладка «Данные», активируем кнопочку «Работа с данными» — «Анализ «Что если»» — «Сценарии». После вы увидите такое окошко

Здесь необходимо задействовать команду «Добавить» и появится следующее окошко «Создание сценария». В случае если у вас уже есть готовые сценарии, то их можно изменить.

Здесь необходимо указать имя сценария. Называйте его так, чтобы можно было быстро определить, для чего он применяется, скажем, через несколько месяцев. Поле «Изменяемые ячейки» сообщает сценарию, откуда необходимо брать исходные данные, так что указывайте адреса ячеек, опираясь на собственные нужды. Они могут не быть смежными и тогда их адреса указываются через запятую (не более 32 изменяемых ячеек на сценарий).

Примечание самостоятельно заполняется, получая сведения об авторе и время создания сценария. Его можно дополнять по необходимости.

После указания всех параметров сохраните изменения (кнопка «Ок»). В результате появится окошко «Значение ячеек», где будут отображены все внесенные изменения.

После заполнения данной формы также сохраните изменения. Вы автоматически вернетесь к «Диспетчеру».

Теперь осталось только воспользоваться готовым сценарием. Чтобы вывести результаты расчета сценария, необходимо указать его название в окне «Диспетчера» и активировать функцию «Вывести». Изменения вносятся в сценарий с помощью функции «Изменить».

Также можно просмотреть отчет, активировав одноименную функцию. В новом окошке укажите его тип (это может быть сводная таблица или структурированный список) и ячейки результата (в них будут находиться формулы, результаты которых и нужно подвергнуть анализу). В примере будет использоваться ячейка В7.

Отчет представляет все изменяемые значения для любого сценария («Изменяемые») и значения формул, которые были вычислены при помощи этих значений («Результат»).

Поскольку мы сначала присвоили имена для всех изменяемых ячеек и ячеек, в которых будет сохранен результат, то и при создании самого сценария идет вывод не адресов этих секторов, а их имена. Сам же отчет, в результате, выглядит максимально понятно.

Это дает возможность проанализировать самое разное количество возможных вариантов. Разные пользователи могут хранить необходимые для анализа сведения в совершенно отдельных файлах-«книгах», но их можно собрать вместе и объединить в один сценарий, что еще больше ускорит работу. В результате можно легко получить необходимый отчет, опирающийся даже на информацию полученную таким путем.

Визуальный анализ

Такой анализ данных в Excel 2010 хорошо подходит для создания отчетов, что позволяет эффективно систематизировать, скажем, данные относительно совершенно любой деятельности за определенный временной отрезок. Допустим, у вас уже есть необходимые данные, но их необходимо подготовить для анализа. Заходим на вкладку «Вставка» и приступаем к созданию сводной таблицы.

Новый лист предложит макет стандартной такой таблицы. Все параметры, фигурировавшие в начальной таблице, будут перечислены справа. С помощью мыши перетаскиваем их в графу «Название строк». Мы делаем это с «Датами» и «Менеджерами», но у вас, скорее всего, будут иные наименования. В графу «Значения» помещаем «Объемы продаж», «Выручку» и «Прибыль». После этого таблица самостоятельно отформатируется и станет «лентой».

Кстати, размещение элементов в «Названии строк» играет существенную роль. В случае, если «Менеджеры» выше «Дат», то все данные будут разбиваться соответственно имен этих работников. Если выше «Даты» — то соответственно календарных дат.

Теперь необходимо провести оформление созданной таблицы. Форматируем ее, как таблицу (вкладка «Главная» — «Форматировать как таблицу»). Появится список самых разных шаблонов – необходимо выбрать тот, который более удобен именно для вас. После этого Excel самостоятельно определит границы, но их всегда можно отрегулировать и вручную. Сохраняем параметры (кнопка «Ок») и смотрим на то, что получилось.

Теперь уже можно сортировать параметры. Однако визуально просматривать значения и сравнивать с плановыми может оказаться весьма сложным делом. Особенно, если таких значений очень много.

Допустим, что месячная выруская каждого нашего менеджера не должна быть меньше 100 000. Просматривать все самостоятельно не нужно – это займет слишком много времени и сил. Поэтому просто проводим условное форматирование (вкладка «Вставка» — «Условное форматирование» — «Набор значков») по понравившемуся шаблону. Например, «Светофор».

Создаем правила форматирования (вводим показатели напротив значков), что позволит автоматически оценить работу сотрудника, как отличную, стабильную и неудовлетворительную. Показатели вводим напротив каждого кружочка в «Значение», в «Тип» устанавливаем «Числа», а не «Процент». Мы установили такой показатель, как 100 000 и 90 000, а третий выставиться автоматически, чтобы подключить оставшиеся значения. Сохраняем.

Согласитесь, что теперь можно гораздо быстрее проанализировать данные и определить, кто из менеджеров хорошо справляется со своей задачей, а кого можно уже и увольнять.

Однако это только самые простые из возможностей современного Excel 2010. В нем появились дополнительные элементы, называемые «Цветовыми шкалами» и «Гистограммами». Давайте попробуем использовать именно их.

Итак, выделяем значения в ячейках и форматируем их (вкладка «Вставка» — «Условное форматирование» — «Гистограммы»). Выпадающее меню демонстрирует список шаблонов (доступен предосмотр при наведении курсора мыши на наименования). Выбираем удобную цветовую схему. В результате мы получаем ячейки, залитые горизонтальными столбцами разной величины. Они в графическом плане отображают присутствующее в ячейке значение. Теперь можно уже даже скользнув взглядом по таблице понять, насколько плохо выполняет свои обязанности наш «Менеджер 5».

Примечательно, если значение уйдет ниже минуса, то график сместится в противоположную от ячейки сторону, явно намекая на отрицательный результат.

При использовании компонента «Цветовые шкалы» происходит заливка ячейки соответствующим цветом, который полностью соответствует результату. В результате наименьшее значение получит красный цвет, среднее – желтый, а высокое – зеленый. Естественно, такую схему можно подобрать самостоятельно. Это более наглядный пример, чем применение «Набора значков», однако суть у них одна.

Впрочем, есть еще один способ, который основан на применении срезов. Допустим, наши менеджеры проработали в компании уже не один год. Естественно, что дат станет гораздо больше и просмотреть такой документ, даже с применением форматирования, будет крайне сложно. Не говоря уже об анализе данных.

В этом случае добраться до интересующей нас даты можно одним из двух способов. При построении любой сводной таблицы в правой части располагаются элементы, которые мы можем расположить в любые удобные поля. Если обратится к «Датам» и нажать на кнопочку с изображением стрелочки, то вызовется выпадающее меню. Остается только отфильтровать информацию по дате. Мы увидим большой список, предлагающий всевозможные варианты форматирования. Воспользуемся помесячной сортировкой.

Для этого необходимо открыть «Все даты за период» и выбрать нужный месяц. Для нас это «Октябрь». Это позволит значительно сократить нашу таблицу, оставив только интересующие нас значения.

Теперь давайте рассмотрим использование среза. Данный инструмент анализа великолепно подходит для цифровых данных. Открываем вкладку «Вставка» и ищем там «Срез». В результате открывается меню «Вставка среза», где необходимо отметить показатель, согласно которому и будет идти выборка интересующих нас значений.

В данном случае это будет колонка «Даты», хотя можно выбрать любую из интересующих. Подтверждаем и смотрим на страничку с рамкой и имеющимися значениями.

Осталось только переместить ее в любое удобное место и отрегулировать размер, чтобы было видно все значения. При необходимости можно поменять цвет среза, чтобы сделать его более понятным (шаблоны находятся на верхней панели). Теперь можно буквально одним кликом выбрать необходимую дату и посмотреть на результаты работы наших менеджеров. Естественно, что благодаря своей гибкости использование среза более удобно, чем применение фильтра по дате. К тому же можно указать несколько значений для выборки.

Теперь немного оговорим о графиках. В Excel 2010 можно применять инфокривые. Для этого необходимо выделить ячейку напротив строки с данными и сделать ее активной. Далее вновь используем вкладку «Вставка», раздел «Инфокривые» (он еще может носить название «Сперклайны»). Выделяем нашу строку, как диапазон данных и подтверждаем. В результате в выбранной ячейке появится небольшой график. Сделаем это же для результатов всех наших сотрудников.

Теперь растянем каждую ячейку на другие строчки. Для этого можно просто потянуть за край, отмеченный точкой или же сделать на нем двойной клик. Как и при работе с иными полезными функциями, можно самостоятельно подбирать стиль инфокривой (верхняя панель, режим «конструктор»). Такой график хорошо отражает тренд и, если значений достаточно много, то визуально легко определяются взлеты и падения, а также начало возможного систематического падения или роста.

Сама инфокривая может быть одного из 3 типов:

— График, который мы и рассматривали на примере;

— Столбец – он отображает обрабатываемые данные маленькими столбиками. Чем больше данных, тем тоньше будут столбики, но они способны наглядно продемонстрировать минимальное и максимальное значение;

— «Выигрыш / Проигрыш» — ячейка условно делиться на две части. При положительном результате квадратики помещаются в верхнюю часть, а при отрицательном – в нижнюю. «Ноль» в этом случае вообще не отображается.

Вот как это выглядит в графическом примере

В результате мы получили наглядное пособие того, насколько нововведения в Excel 2010 способны упростить работу аналитиков и иных специалистов.

Вам понравился материал?
Поделитeсь:

Рейтинг статей: 1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...

Вернуться в начало статьи Проводим анализ данных в Excel 2010

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *